Сотрудники общались друг с другом в разных мессенджерах — из-за этого процессы усложнялись

В разных бизнес-подразделениях VK по всей России работает более 10 тыс. человек. Долгое время сотрудники департаментов использовали несколько мессенджеров для общения. Это усложняло взаимодействие между командами и тормозило решение задач.

Коллеги не всегда оперативно отвечают на сообщения. Для того чтобы связаться с коллегой из другого департамента, нужно было найти сотрудника по номеру телефона в разных мессенджерах. При этом, если человек общается в нескольких приложениях одновременно, ему сложнее отвечать на все сообщения вовремя и не пропускать важные запросы.

Важно было эффективнее управлять удаленными командами. Из-за того, что сотрудники пользовались разными мессенджерами, было сложно собрать всех в одном цифровом пространстве. Не было единого канала для коммуникации, информирования, обмена файлами и документами.

Корпоративный мессенджер требует повышенной защиты данных компании

Отличие корпоративного мессенджера от пользовательского в том, что в нем должна быть высокая надежность работы с данными.

• В мессенджерах пользователи не всегда ответственно подходят к защите информации. Многие устанавливают в привычные приложения простые пароли и не включают двухфакторную аутентификацию. Хранить конфиденциальную переписку в таких мессенджерах небезопасно: можно взломать аккаунт и украсть данные компании.
• Нет технической возможности заблокировать доступ к корпоративной переписке. Для крупных компаний важно, чтобы доступы автоматически блокировались, когда сотрудник увольняется.

Мы также видели еще один минус: сотрудники использовали одни и те же мессенджеры и для работы, и в личной жизни. Это приводило к выгоранию: сложно игнорировать один информационный поток, не пропустив важные сообщения в другом.

Собственное приложение для коммуникаций в распределенной команде

Поскольку у команды VK уже был многолетний опыт разработки приложений для миллионов пользователей, мы знали, как создать легко масштабируемый продукт, отвечающий всем требованиям информационной безопасности. И в 2020 г. в VK решили разработать собственную платформу, за основу там взяли одно из наших решений — корпоративный мессенджер VK Teams.

Новые подразделения переходили на VK Teams практически каждый месяц. По мере развития проекта стало понятно, что одного сервера для обслуживания всех запросов сотрудников компании недостаточно. Тогда мы изменили архитектуру решения, чтобы приложение масштабировалось заранее и было проще прогнозировать нагрузку.

В процессе разработки поняли, что можно дополнить мессенджер мини-приложениями и создать корпоративный суперапп

С началом пандемии и переходом на удаленный формат работы появилась еще одна задача — удаленное оформление отпусков, больничных и других документов. Все эти сервисы уже были доступны на корпоративном портале, но важно было обеспечить сотрудникам еще более простой и удобный доступ к ним.

Тогда появилась идея создать на базе VK Teams суперапп — приложение, в котором сотрудники могут просмотреть почту, запланировать встречу, поставить задачу, посмотреть структуру компании, быстро найти коллегу и решить другие вопросы. Поэтому мы начали внедрять мини-приложения, в том числе для решения организационных вопросов.

Например, в мессенджере появился электронный помощник #марусянаработе. Она отвечает на популярные вопросы HR-сотрудников: подсказывает, как оформить отпуск или получить полис ДМС.

Постепенно VK Teams превратился в комплексное супер-приложение, с помощью которого коллеги могут решать рабочие вопросы и общаться друг с другом. Сейчас в мессенджере есть таск-менеджер, видеоконференции, календарь, сервисы для заказа справок и расчетных листков.

Приложение объединяет всех сотрудников компании, а конфиденциальные данные надежно защищены

Нам удалось создать мессенджер, который позволяет решать рабочие вопросы внутри компании, соблюдая все требования информационной безопасности.

• Все данные хранятся на устройствах в зашифрованном виде. Доступ к корпоративным файлам и рабочим чатам можно получить только после ввода своего логина и пароля. Если же сотрудник потеряет устройство с VK Teams, то все данные можно удалить дистанционно.
• Уволившимся сотрудникам сразу блокируется доступ к переписке. VK Teams интегрирован с Active Directory и получает актуальный статус о работе всех сотрудников компании. Если кто-то из коллег уволился, ему закрывается доступ к корпоративным данным и мессенджеру.
• Все работники общаются в одном мессенджере. Сейчас VK Teams пользуются все сотрудники VK — это более 10 тыс. уникальных пользователей в день.

Мы постоянно развиваем функциональность продукта. В VK Teams есть:

• Цифровой ассистент #марусянаработе, который не только отвечает на вопросы сотрудников по самым популярным HR-темам, но и помогает заказать справки, оформить отпуск и решить другие задачи.
• Бот, который управляет освещением в офисе.
• Треды для обсуждения конкретных задач и проектов. Инструмент позволяет завести в общем чате отдельную ветку (тред) для обсуждения конкретного вопроса, чтобы другие коллеги на него не отвлекались.
• Возможность импортировать стикеры из других мессенджеров и приложений.
• Таск-менеджер позволяет ставить задачи сотрудникам и следить за их выполнением. Исполнителям приходят напоминания о задачах в мессенджере.
• Видео- и аудио-звонки для 50 сотрудников, до конца 2022 г. планируем реализовать созвоны на 100 участников.

В планах — увеличить максимальное число пользователей в видеозвонках и продолжать совершенствовать продукт

Сейчас в VK Teams много сервисов, включая таск-менеджер, календарь, групповые чаты и каналы, аудио- и видеоконференции, интеграцию с почтой и файловым хранилищем. С переходом на удаленку у сотрудников появились новые запросы. Например, в одной видеоконференции могут одновременно созваниваться до 50 человек. Сейчас — 50 участников в звонке, в будущем — неограниченное число участников, чтобы проводить мероприятия для всей компании.

Параллельно с работой над нововведениями мы собираем отзывы от сотрудников компании, чтобы сделать приложение удобнее и функциональнее. Получаем обратную связь как через техподдержку, так и в отдельном чате внутри самого мессенджера. Все запросы обрабатываем, изучаем и развиваем продукт.

Если у сотрудника нестандартная проблема, которую сложно спрогнозировать на этапе разработки, можем быстро с ним связаться, получить фидбек и устранить проблему.

Что получилось в итоге

1. Все 10 тыс. сотрудников VK общаются в одном приложении — благодаря этому эффективность работы выросла.
2. Корпоративный мессенджер интегрирован с календарем, звонками, таск-менеджером и другими приложениями. В VK Teams сотрудники могут решить любую рабочую задачу прямо в мессенджере.
3. Конфиденциальная информация надежно защищена: уволившемуся сотруднику автоматически закрывается доступ к корпоративным данным.
4. VK Teams стал полноценным супераппом, которым пользуются как сотрудники компании, так и внешние заказчики.